Verwerkersovereenkomst

Versie: woensdag 16 mei 2018

Tezamen aangeduid als Partijen

Partijen nemen het volgende in aanmerking:

• Verantwoordelijke is als verantwoordelijke voor de persoonsgegevens op grond van Verordening (EU) 2016/679 verplicht een verwerkersovereenkomst aan te gaan met Verwerker.
• In het kader van de tussen partijen afgesproken werkzaamheden vastgelegd in een hoofdovereenkomst, waarvoor deze overeenkomst de schriftelijke Verwerkersovereenkomst is, zal Verwerker persoonsgegevens verwerken ten behoeve en in opdracht van de Verantwoordelijke zonder aan het rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke te zijn onderworpen.
• Verwerker zal bij de uitvoering van de werkzaamheden volgens de instructie en onder verantwoordelijkheid van Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerken;
• Verwerker is zakelijk dienstverlener, gespecialiseerd in alle IT gerelateerde zaken. Dit kan een deel traject of het gehele traject zijn.
• Aanvullend kunnen schriftelijk andere verwerkingen door Verantwoordelijke aan Verwerker worden opgedragen, welke als bijlage aan deze Verwerkersovereenkomst zullen worden aangehecht;
• Verwerker zal slechts die gegevensverwerking uitvoeren welke schriftelijk is opgedragen door Verantwoordelijke;
• Indien nodig kunnen Verantwoordelijke en Verwerker in een aparte overeenkomst of overeenkomsten de overige voorwaarden voor het verrichten van diensten vastleggen;

En komen als volgt overeen:

Overwegingen:

1. Verantwoordelijke en Verwerker zijn op 1 mei 2018 een overeenkomst inzake de levering en uitvoering van ICT diensten (‘Overeenkomst’) aangegaan. Uit de Overeenkomst vloeit voort dat Verwerker ondersteuning, beheer- en onderhoudsdiensten, connectivity en VoIP, hard- en software, licenties en hosting/cloud-oplossingen levert aan Verantwoordelijke. Voor de dienstverlening is het noodzakelijk dat Verwerker in opdracht van Verantwoordelijke Persoonsgegevens Verwerkt. In Bijlage 1 hebben Partijen de aard van de persoonsgegevens in kwestie en de categorieën betrokkenen nader gespecificeerd.
2. In overeenstemming met de AVG zijn Partijen verplicht om in een Verwerkersovereenkomst nadere afspraken te maken over de Verwerkingen die plaatsvinden.
3. Partijen wensen in deze Verwerkersovereenkomst de afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de diensten vast te leggen.

De Partijen zijn het volgende overeengekomen:

Artikel 1. Definities

Onderstaande begrippen worden geïnterpreteerd volgens de AVG. Tot 25 mei 2018 worden de begrippen geïnterpreteerd volgens de vergelijkbare bepaling uit de Wbp.

Artikel 2. Toepasselijkheid

• Deze Verwerkersovereenkomst is een onlosmakelijk onderdeel van de Overeenkomst. Indien de Verwerkersovereenkomst strijdig is met de Overeenkomst, prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven de Overeenkomst.

Artikel 3. Verplichtingen Verwerker

• Verwerker zal zich bij de uitvoering van zijn verplichtingen uit de Verwerkersovereenkomst houden aan alle relevante wet- en regelgeving.
• Verwerker zal de Persoonsgegevens zoals genoemd in Bijlage 1 alleen in overeenstemming met de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst Verwerken, tenzij bij wet anders is bepaald, en slechts voor zover nodig voor de uitvoering van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst.

Artikel 4. Verplichtingen Verantwoordelijke

• Verantwoordelijke is ten aanzien van de Verwerking van Persoonsgegevens krachtens deze Verwerkersovereenkomst de 'Verwerkingsverantwoordelijke' zoals omschreven in artikel 4 lid 7 AVG.
• Verantwoordelijke staat ervoor in dat de Verwerking (inclusief de verzameling en de doorgifte naar Verwerker) van Persoonsgegevens overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst in overeenstemming is met de AVG en andere, van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming.
• Verantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de Verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden. Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken of claims die hiermee verband houden.

Artikel 5. Beveiliging Persoonsgegevens

• Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen implementeren ter bescherming van de Persoonsgegevens die zij voor Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerken.
• Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de implementatie en uitvoering van de maatregelen, zorgen voor een adequaat niveau van bescherming, rekening houdend met de bij de Verwerking betrokken risico’s en de aard van de te beveiligen gegevens.

Artikel 6. Meldplicht datalekken

• Nadat Verwerker een Datalek heeft ontdekt of daarover door zijn sub-verwerker is geïnformeerd stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 72 uur, in kennis daarvan via de contactgegevens zoals beschreven in Bijlage 1. Verwerker zal per email het volgende vermelden:
• welke persoonsgegevens het betreft en wie door de inbreuk is getroffen;
• de aard van de inbreuk;
• de aanbevolen maatregelen; en
• de geconstateerde en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk, voor zover Verwerker hier kennis van heeft.
• Verwerker zal medewerking verlenen aan het onderzoek rondom het Datalek en zal voldoende informatie en ondersteuning verschaffen in relatie tot alle onderzoeken daartoe. De kosten die Verwerker in dat kader maakt kan Verwerker doorberekenen aan Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 7. Controle op de beveiligingsmaatregelen

• Verantwoordelijke is gerechtigd naleving van de hiervoor onder artikel 5 genoemde beveiligingsmaatregelen in verband met de Verwerkingsactiviteiten die onder deze Verwerkersovereenkomst vallen, te (laten) onderzoeken (het ‘Onderzoek’). Op verzoek zal Verwerker Verantwoordelijke in staat stellen om de Verwerkingen te (laten) controleren op een door Partijen in gezamenlijk overleg nader te bepalen tijdstip. Verwerker zal in alle redelijkheid haar medewerking verlenen aan een dergelijk Onderzoek.
• Het Onderzoek kan niet vaker dan eenmaal per jaar bij Verwerker worden uitgevoerd.
• Verantwoordelijke kan besluiten een onderzoeksinstantie het Onderzoek te laten uitvoeren. De onderzoeksinstantie dient, naar het redelijk oordeel van Verantwoordelijke, neutraal en deskundig te zijn. Verantwoordelijke ziet erop toe dat de onderzoeksinstantie van haar bevindingen tegenover derden tot geheimhouding verplicht is.
• Verantwoordelijke zal alle kosten, vergoedingen en onkosten in verband met het Onderzoek betalen, met inbegrip van redelijke door Verwerker gemaakte interne kosten.
• Indien naar aanleiding van het Onderzoek in redelijkheid gegeven verzoeken tot aanpassing van het beveiligingsbeleid of –maatregelen worden gevraagd, zal de Verwerker deze binnen 6 maanden implementeren.
• Verantwoordelijke zal Verwerker een exemplaar van het rapport van het Onderzoek verstrekken.
• De Autoriteit Persoonsgegevens mag, naast Verantwoordelijke, toezien op de naleving van de beveiligingsmaatregelen. Verwerker zal de Autoriteit Persoonsgegevens in staat stellen de Verwerkingen te (laten) controleren.

Artikel 8. Personeel en geheimhouding

• Verwerker zal ervoor zorgen dat bij de uitvoering van de Verwerkersovereenkomst alleen zijn geautoriseerde Personeel en door hem ingeschakelde geautoriseerde derden toegang krijgen tot Persoonsgegevens.
• Elke Partij bevestigt dat zij bekend is met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en verzekert dat zij haar Personeel, dat bij de uitvoering van de werkzaamheden betrokken is, instrueert over de relevante bepalingen over gegevensbescherming en hen verplicht tot geheimhouding met betrekking tot persoonsgegevens.
• Verantwoordelijke heeft de mogelijkheid om een ondertekende geheimhoudingsverklaring op te vragen bij
• Personeel van de Verwerker geeft jaarlijks een up-to-date V.O.G. af.

Artikel 9. Inschakeling derden en Sub-verwerkers

• Indien Verwerker de verplichtingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst aan derden uitbesteedt, zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarover voorafgaand toestemming vragen. Verwerker zal de benodigde maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de Sub-verwerkers dezelfde verplichtingen hebben als die waaraan Verwerker uit hoofde van de Verwerkersovereenkomst en de wet jegens Verwerkingsverantwoordelijke moet voldoen.
• Indien ten tijde van het aangaan van deze Verwerkersovereenkomst bekend is dat Verwerker conform dit artikel de verplichtingen uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst aan een of meerdere Sub-verwerkers uitbesteedt, worden deze Sub-verwerkers vermeld in Bijlage 1. Daarmee geeft Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker toestemming om deze Sub-verwerkers in te schakelen.

Artikel 10. Doorgifte Persoonsgegevens buiten de EER

• Verwerker geeft geen Persoonsgegevens door aan, en Verwerkt Persoonsgegevens niet in, een land buiten de EER, tenzij:
• Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de doorgifte toestemming daartoe heeft gegeven;
• Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de doorgifte is geïnformeerd over de Verwerking buiten de EER en daartegen binnen een redelijke termijn geen bezwaar heeft gemaakt; of
• de doorgifte is toegestaan op basis van een andere grondslag onder de Wbp of de AVG.

Artikel 11. Verzoeken van Betrokkenen

• Betrokkenen hebben op grond van de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering en afscherming van hun Persoonsgegevens. Verwerker zal redelijke bijstand verlenen zodat Verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen als Betrokkene haar rechten uitoefent op grond van de AVG, zoals ok bij een klacht of een informatieverzoek. De kosten die Verwerker in dat kader maakt zal Verwerker doorberekenen aan Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 12. Aansprakelijkheid en vrijwaring

• Partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. Een beperking van aansprakelijkheid is niet mogelijk in geval van opzet of grove schuld.
• Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de Verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Verwerkersovereenkomst rechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkenen.
• Indien Verwerkingsverantwoordelijke niet in overeenstemming handelt met de AVG, de Wbp, de Tw en / of andere wet- en regelgeving, zal zij Verwerker vrijwaren voor  eventuele aanspraken van derden als gevolg van deze nalatigheid, zoals boetes en schade.
• Verwerker is slechts aansprakelijk voor de schade die door de Verwerking is veroorzaakt wanneer bij de Verwerking door Verwerker niet is voldaan aan de specifiek tot Verwerker gerichte verplichtingen uit de AVG of als buiten, dan wel in strijd met, de rechtmatige instructies van Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.
• De in de Overeenkomst en de daarbij behorende Algemene Leveringsvoorwaarden overeengekomen beperking van aansprakelijkheid van Verwerker, is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Verwerkersovereenkomst. De Algemene Leveringsvoorwaarden met daarin opgenomen artikel 22. (aansprakelijkheid en vrijwaarding) te vinden op grift-it.nl en/of op te vragen bij ondertekenden maken deel uit c.q. zijn van toepassing op de Overeenkomst. Gevolgschade, waaronder mede begrepen gederfde winst, reputatieschade, gemiste besparingen, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en leegloop van personeel, aan derden verschuldigde boetes en vergoedingen en verminderde goodwill te allen tijde uitgesloten.

Artikel 13: Duur en beëindiging verwerkersovereenkomst

• De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst zal dezelfde looptijd hebben als de Overeenkomst. Indien de verleende diensten na de beëindiging van de Overeenkomst moeten worden voortgezet, dan zijn de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst blijvend van kracht op deze verdere levering van diensten voor de gehele duur van de feitelijke samenwerking.
• Na beëindiging van de Overeenkomst zal Verwerker voor zover mogelijk alle relevante documenten die zij heeft ontvangen aan Verwerkingsverantwoordelijke overdragen. Daarnaast zal Verwerker, na instemming van Verwerkingsverantwoordelijke, alle Verwerkingen en opgeleverde gebruiksresultaten, databestanden en back-ups welke betrekking hebben op de contractuele relatie vernietigen op een manier die voldoet aan de eisen die worden gesteld aan gegevensbescherming. 

Artikel 14. Contactgegevens

• Meldingen die worden gedaan op grond van deze Verwerkersovereenkomst worden gericht aan de in Bijlage 1 opgenomen Personeel van Verwerkingsverantwoordelijke of, indien relevant, aan een andere door Verwerkingsverantwoordelijke tijdens de duur van deze Verwerkersovereenkomst schriftelijk bekendgemaakte Personeel van Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 15. Slotbepalingen

• Deze Verwerkersovereenkomst vervangt alle eerdere Bewerkersovereenkomsten tussen Partijen.
• De overwegingen maken onderdeel uit van deze Verwerkersovereenkomst.
• Indien één of meer bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijkt te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
• In alle gevallen waarin deze Verwerkersovereenkomst niet voorziet beslissen Partijen in onderling overleg.
• Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• Geschillen over of in verband met deze Verwerkersovereenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
• De Algemene Voorwaarden van Grift – IT B.V. zijn van toepassing op deze overeenkomst.

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bijlage 1: Specificatie verwerkingen

Korte omschrijving diensten:

Grift - IT is een business-to-business IT-dienstverlener die zich richt op service, en een totaalpakket in ICT-diensten levert. Core business is hierbij het bieden van ondersteuning, monitoring, beheer & onderhoud en het implementeren van IT-oplossingen.

IT oplossingen omvangen het leveren van hardware, software, licenties en diensten in de volgende categorieën; Connectivity, Communicatie (VoIP) en Netwerkinfrastructuur, Printing en Scanning, Server, werkplek en storage, back-up en restore, security en online diensten (cloud en hosting).

Verwerkingsactiviteiten:

Verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens, anonimiseren, aggregeren, versleutelen

Betrokken categorieën persoonsgegevens:

‘Gewone’ gegevens

N.A.W. gegevens

IBAN

Telefoon

E-mailadres

BTW nummer

KVK nummer

‘Gevoelige’ of ‘bijzondere’ gegevens

[o.a. godsdienst/levensovertuiging, ras, politieke-, seksuele voorkeur, medische/ biometrische/genetische gegevens, strafrechtelijk verleden]

Zijn niet van toepassing

Verkeersgegevens (gegevens uit een dienst)

[Bijv. Telefoonnr., IP-adres, URL, device ID’s, bezochte sites, bekeken programma’s, gebruikte Apps]

Locatiegegevens in verschillende vormen

Communicatie content

inhoud van gesprekken, SMS, e-mail etc.]

IP adressen

URL

LOG van bezochte sites, gebruik van systemen etc. 

Doeleinden van de verwerking:

Voor de uitvoering/levering van de zakelijke ICT dienstverlening bij relatie (Verantwoordelijke)

Categorieën betrokkenen:

Relaties; eindgebruikers

Afgesproken bewaartermijnen:

Tot uitdiensttreding eindgebruiker en/of stopzetten dienstverlening tussen relatie en Grift - IT

Goedgekeurde subverwerkers

1. AutoTask; Verwerker maakt gebruik van AutoTask applicatie t.b.v. het CRM systeem.
2. RoutIT B.V.; Verwerker maakt gebruik van RoutIT voor de levering van connectivity diensten. Verwerker heeft met RoutIT een verwerkingsovereenkomst gesloten.
3. VoIPGRID; Verwerker maakt gebruik van VoIPGRID voor de levering van VoIP diensten. Verwerker heeft met VoIPGRID een verwerkingsovereenkomst gesloten.
4. HP/2repairIT/MSO; Verwerker maakt gebruik van HP en sub verwerkers voor de afhandeling van (uitgebreide) garantie vervangingen.
5. Juniper Networks; Verwerker maakt gebruik van Juniper voor de afhandeling van (uitgebreide) garantie vervangingen.
6. Argeweb; Verwerker maakt gebruik van Argeweb voor de afhandeling van DNS registraties t.b.v. hosting diensten.
7. Microsoft; Verwerker maakt gebruik van Microsoft voor het gebruik van portals t.b.v. clouddiensten als Azure, Office 365 e.d.

Contactgegevens primair aanspreekpunt

Grift-IT B.V.

t.a.v. Dennis Grift

Hoveniersstraat 93

2671 DB  Naaldwijk

E:info@grift-it.nl

T: 0174 – 670 615

Download onze Verwerkingsregister