Als je niet snel genoeg bijstuurt, mis je de boot

In mijn vorige blog vertelde ik al hoe ik van werkweken van ruim tachtig uur terug ben gegaan naar normale werkweken van veertig uur, terwijl ik meer werk ben gaan verzetten. Dat geldt eigenlijk voor het hele team van Grift – IT, dat we in minder tijd meer werk zijn gaan verzetten. Een kwestie van blijven leren en blijven bijsturen.

Meer doen met minder mensen

Als je begint als ondernemer, stap je in alle denkbare valkuilen. Is dat erg? Nee, maar je moet er wel van leren. Soms denk je dat weg A goed is, maar moet je op een dag toegeven dat een andere methode misschien beter werkt. Je kunt nu eenmaal niet alles weten helaas. Toen ik voor mezelf begon, dacht ik dat je met heel veel mensen op de werkvloer de meeste problemen op kon lossen. Maar als je je systemen niet op orde hebt, kun je nog zo veel mensen hebben rondlopen, dan krijg je het werk niet af. Dat moet je ervaren. Inmiddels hebben we zestig procent minder bezetting en kunnen we honderd procent meer doen.

Te veel schijven

Er was een tijd dat we worstelden met het op tijd afhandelen van onze tickets. Best een dingetje, als IT-partner. Ik probeerde dat op te lossen door meer mensen aan te nemen. Toen het aantal openstaande tickets niet afnam, moest ik mezelf eens even achter de oren krabben. Maar toen ik eens goed naar het proces keek, zag ik dat we het gewoon op de verkeerde manier oplosten. Het werk verliep over te veel schijven, we wachtten te vaak op elkaar, en bepaalde noodzakelijke kennis hadden we niet in huis. Daardoor konden we gewoon niet adequaat reageren.

Wachten op anderen? Doen we niet meer aan

Toen ben ik met proces aan de slag gegaan. Inmiddels heb ik ons dashboard zo ingericht dat we het lek vrijwel altijd snel boven tafel hebben. Zo’n dashboard toont hoeveel tickets er binnenkomen, hoeveel er openstaan, wat de status is en wanneer het is opgelost. Op die tijd van indienen tot oplossing, laten we een berekening los. Duurt het gemiddeld te lang om een ticket op te lossen, dan doen we iets niet goed. We moeten altijd kritisch zijn, bij elk ticket weer. Als we een uur over een oplossing doen, gaan we echt bij onszelf te rade: is dat uur echt nodig of kan het ook anders? Past de aanpak en de oplossing bij onze kernwaarden? Zo niet, dan moeten we bijsturen. En wachten op anderen, daar doen we al lang niet meer aan.

Met drie kwartier weer online

Neem bijvoorbeeld de herinstallatie van een computer. Als er iets fout gaat, moet je een back-up hebben om op terug te grijpen. Als die back-upmethode niet strak genoeg in elkaar zit, ben je misschien wel vier uur bezig om de situatie te herstellen. Dat is onacceptabel. Dat kan je één keer meemaken, maar dan moet je meteen bijsturen, anders mis je de boot. Doordat we nu een goede back-upmethode hebben, zijn klanten met drie kwartier weer online.

Nee is ook een antwoord

Ik denk dat je als ondernemer ook altijd moet onthouden dat ‘nee’ ook een antwoord is. We hebben weleens te vaak ‘ja’ gezegd: Ja, dat kunnen we. Natuurlijk, we kunnen ook alles, maar je moet je afvragen of je alles wil kunnen. Binnen de IT kan altijd alles, maar als je ergens acht uur mee bezig bent, moet je misschien voor een andere oplossing kiezen. Daar zijn we nu kritischer in. ‘Kan niet’ bestaat nog steeds niet bij ons, maar soms biedt de standaardmethodiek niet de gewenste oplossing. Dan kiezen we voor een work around. De klant moet door met zijn of haar business. Dat is waar wij ons bed voor uitspringen.

Nieuwsgierig naar onze eigenwijze kijk op IT?

Een keuze voor een IT-partner maak je op basis van vertrouwen. Dat doe je niet op basis van een advertentie of een leuke blog. Hebben we je interesse gewekt met onze eigenwijze kijk op IT? Dan nodigen we je uit voor een open en eerlijk gesprek, zonder enige verplichting. We leren je graag kennen! Neem contact met me op per mail of bel naar 0174-670 615 en vraag naar Dennis.

Hartelijke groeten,

Dennis Grift